Vælg dine prioriteter og fjern hensynsløst resten

Oprindeligt offentliggjort på JOTFORM.COM

For nylig stod jeg i mit skab og besluttede, om en gammel fitness-T-shirt bringer mig glæde.

Jeg fulgte råd fra organisationsekspert Marie Kondo, hvis bedst sælgende bog ”The Life-Changing Magic of Tidying Up,” har fejet verden rundt.

Ifølge Kondo kan vi rydde op i vores hjem og vores liv ved at beslutte, om hver af vores ejendele gnister glæde - og slippe af med alt, hvad der ikke gør.

I en verden, der ser ud til at være fast besluttet på at gøre os til forbrugere, er der en kontrastbølge af minimalisme - folk ønsker desperat at skære det ikke-væsentlige. Fri for overskydende rod finder folk glæde, inspiration og selvfølgelig deres ting.

Det samme gælder arbejdspladsen, og jeg mener ikke bare at rengøre dit skrivebord (skønt det er en af ​​mine seks daglige vaner). Jeg mener, at tage et hårdt kig på dine større mål, vælge dine øverste prioriteringer og hensynsløst eliminere alt andet.

Ligesom det at parre dit hjemlige liv kan gøre dig lykkeligere, vil indsnævring af dit fokus på arbejdet føre til øget tilfredshed og produktivitet.

Tag ikke bare mit ord for det: nogle af dagens største sind er faste troende på magien med at rydde op i dine prioriteter.

Kraften ved at sige 'nej'

”Innovation siger” nej ”til 1.000 ting.” - Steve Jobs, Apple-grundlægger

Lad os indse det: det føles godt at sige ”ja” - at være den person, der altid leverer. Men hvad der ofte skiller succes fra meget succesrige mennesker, er deres evne til at sige ”nej.”

Skriver Greg McKeown, forfatter af New York Times bestseller Essentialism:

"Ikke bare tilfældigt at sige nej, men målbevidst, bevidst og strategisk fjerne de ikke-vigtige ting."

Ukritisk forfølgelse af mere diffunderer vores indsats og sparer os i sidste ende fra at nå vores større mål.

Bedstselgende forfatter og fødevarenetværket Ina Garten har samlet en anslået nettoværdi på mere end $ 40 millioner, ifølge Forbes.

Hendes opskrift på succes? På et Forbes Women's Summit forklarede Garten, at hvis et tilbud ikke stemmer overens med sit brand's vision og værdier, vil hun afvise det.

Da jeg først startede JotForm, uden risikovillig kapital eller investorer, bar jeg enhver hat. Jeg brugte mine dage på at slukke kundeservicebrande, hvilket efterlod mig lidt tid til at fokusere på at vokse forretningen. Jeg gjorde så meget - og alligevel følte jeg det, som om jeg drejede mine hjul.

Da jeg begyndte at ansætte et fantastisk team af ingeniører og kundeservicespecialister, var jeg i stand til at fokusere på mine prioriteter. Jeg delegerede spørgsmål om kundeservice. Og JotForm begyndte at starte.

Selvom jeg lærte meget fra de tidlige dage, fik de mig til at indse:

Det handler ikke om at gøre mere - det handler om at gøre mere af det, der bevæger nålen for dig og din virksomhed.

Overvej forskellen mellem hastighed og hastighed: mens hastighed måler afstand over tid, er hastighed forskydning. Når du måler hastighed, kan du stadig køre i cirkler, men hastighed måler den faktiske fremgang. Vi ønsker at fokusere på hastighed, ikke hastighed.

Fordele ved at holde sig til dine prioriteter

At opbygge et brand betyder at være nådeløst selektiv over de muligheder, du accepterer.

Hvis du vælger og holder dig til dine prioriteter, vil du også være mere produktiv på daglig basis. Jeg har skrevet før om farerne ved multitasking: Skift mellem opgaver kan forbruge så meget som 40% af vores produktive tid.

Derfor har jeg altid i mine daglige arbejde tre konkrete prioriteter. I øjeblikket er de:

  1. Ansæt virkelig gode mennesker
  2. Oprettelse af kvalitetsindhold
  3. Udstyre vores brugere til at arbejde mere produktivt

Disse prioriteringer styrer alt, hvad jeg gør. Hvis et projekt eller en mulighed ikke stemmer overens med et af dem, siger jeg nej. Jeg fjerner unødvendig overvejelse fra situationen og fjerner distraktioner, så jeg kan gøre reelle fremskridt.

Økonomer og psykologer har fundet, at for mange muligheder endda kan lamme folk eller skubbe dem til at tage ulogiske beslutninger.

I et kløgtigt eksperiment satte Columbia University-professor Sheena Iyengar en bås til prøve af papirstop på et californisk marked. Hver par timer skiftede hun mellem at tilbyde 24 syltetøj og seks papirstop.

Iyengar fandt, at 60 procent af kunderne blev trukket til det store sortiment, mens kun 40 procent var forbi for at tjekke det lille. Imidlertid købte 30 procent af de mennesker, der fik stikprøven fra det lille sortiment, marmelade, mens kun 3 procent af dem, der stod overfor to dusin smag, købte en krukke.

Som professor Iyengar forklarede, "kan folk muligvis finde et mere og mere valg til faktisk at være svækkende."

Det er ingen overraskelse, at valg af fokus også gør folk gladere. En undersøgelse af over 4.000 arbejdende fagfolk fandt, at det at holde sig til en daglig ”MIT” (den vigtigste opgave) var korreleret med højere niveauer af energi og lykke.

I større skala kan et prioriteret overskud skade din virksomheds bundlinje. I en nylig undersøgelse blandt 1.800 globale ledere sagde 64%, at de har for mange modstridende prioriteter. Forskerne fandt, at efterhånden som et ledergruppes prioriteringsliste voksede, faldt virksomhedens indtægtsvækst i forhold til dets kammerater.

I summen: for mange mål kan sabotere din fart.

Sådan vælger du dine prioriteter

At indstille dine prioriteringer kræver en spilplan, og der er mange lister, matrixer og diagrammer, der hjælper dig med at komme i gang.

Eisenhower-matrixen, for eksempel (opkaldt efter den flittige tidligere amerikanske præsident), er et populært værktøj, der identificerer prioriteter baseret på vigtighed og uopsættelighed. Opgaver, der hverken er vigtige eller presserende, fjernes.

Uopsættelighed kan imidlertid være en glat hældning. Alt for ofte falder vi i fælden ved at hyperfokusere på den tidsfølsomme.

Og det er forståeligt - vi føler øjeblikkelig tilfredsstillelse, når vi slår en opgave i stedet for at gemme den til en senere dato eller tage os tid til at delegere. Derfor er "indbakke nul" et så attraktivt koncept. Det er tilfredsstillende at føle, at du arbejder fra en ren skifer.

Mindre vigtige opgaver udvides også for at udfylde tiden. Derfor er vi nødt til at fokusere på det, der er vigtigt.

For eksempel startede min søn for nylig børnehaven, og jeg besluttede at hente ham kl. 17 hver dag. Alligevel var jeg vant til at blive sent. Hvis jeg havde en overfyldt indbakke, ville jeg ofte blive indtil kl. 20 for at rydde den ud. Nu hvor jeg er nødt til at forlade kontoret kl. 04.45, er jeg bedre til at vælge og afslutte mine højeste prioriteter.

Hvis du stadig synes, at du prioriterer tidsfølsomme snarere end væsentlige opgaver, er du ikke alene.

I en række undersøgelser, der blev offentliggjort i Journal of Consumer Research, valgte folk typisk at udføre opgaver med meget korte tidsfrister i stedet for opgaver med mindre presserende frister, der var lige så lette og lovede en større belønning.

Men som jeg sagde før, når vi fokuserer på uopsættelighed, ender vi med at slukke brande hele dagen i stedet for at udføre det, der betyder mest.

Betyder det, at vi helt skal glemme presserende karakter?

Ikke nøjagtigt. Men jeg har fundet ud af, at jeg kan delegere en brorpart af de presserende ting.

Jeg har en tendens til at være enig med de eksperter, der anbefaler at vælge dine prioriteter baseret på bidrag og lidenskab - de mål, der motiverer os og giver os en større følelse af formål. Og jeg vil tilføje vigtigheden af ​​denne liste.

For at vælge dine prioriteter skal du spørge dig selv:

  1. Hvad er mest vigtigt for mig i betragtning af mine (eller min organisations) bredere mål?
  2. Hvor kan jeg yde det højeste bidrag, baseret på min organisations behov og min personlige erfaring og evner?
  3. Hvad inspirerer mig?

Dernæst, tag en side fra Warren Buffetts strategi, skriv ned 25 mål, og cirkel derefter dine top 3-5. Uanset om du vælger tre (som jeg) eller fem (som Buffet), er det vigtigt at ignorere de andre varer for enhver pris.

Du behøver ikke at opgive dine andre mål helt - men læg dem til side, indtil du kan give dem din fulde, udelte opmærksomhed, måske på et senere tidspunkt.

Når jeg ser tilbage på mine prioriteter, er det vigtigt at ansætte fantastiske mennesker. Jeg overdrager ikke dette ansvar til nogen anden - især når vi ansætter til nøglestillinger.

Mit mål om at udstyre brugere til at arbejde mere produktivt falder mellem bidrag og betydning. At skabe kvalitetsindhold er dog min lidenskab. Fokus på denne prioritering giver mig energi til at arbejde mere inderligt på de andre.

Hvis noget ikke er en prioritet, delegerer jeg enten, hvis det haster, eller undgår det helt.

Opbygning af prioriteter i din daglige rutine

Med jævne mellemrum er vi nødt til at gå tilbage og revurdere vores prioriteter. Når du har valgt din, er det vigtigt at integrere dem i din daglige rutine.

Det betyder, at det blokerer uafbrudt tid for at arbejde på dine fokusområder: Sluk for advarsler, indstil autosvar via e-mail og opret stille zoner. Beskyt din arbejdsgang hårdt.

Som Greg McKeown antyder, hvis du ikke prioriterer din tid, vil en anden gøre det.

For mange mennesker er morgener deres første tid til dybt arbejde. Jeg bruger de første to timer på hver arbejdsdag på at skrive ud mine tanker og ideer, da de vedrører mine prioriteter. Jeg booker ikke møder i denne periode, og jeg ville ikke tænke på at kontrollere e-mails.

Endelig skal du kommunikere dine intentioner med dine kolleger, så de ved, hvad de kan forvente af dig (og hvornår de ikke skulle forvente noget fra dig).

Du kan føle dig utilpas med at dele dit nyprioriterede arbejdsliv med en manager, der har andre planer for din tid. Men hvis du klart forklarer, hvordan dine mål er på linje med virksomhedens dagsbillede for store billeder (eller din manager's dagsorden), er chancerne for, at de respekterer dit engagement.

Ryd op dine prioriteringer og se, hvad der sker. Det kan virkelig være en spiludveksler.